產品下載與功能簡介

系統使用流程

本系統使用流程基本上分成三段:(1)上線前準備動作、(2)基本資料建立、(3)日常作業。
為了讓您更了解這類進銷存軟體或網拍管理系統的運作,特別說明系統運作流程,以及各階段可進行的功能與先後順序,以支援您的網拍營運與管理。

1. 系統運作流程
    說明網拍管理系統的運作流程,讓您更容易了解系統運作原理與使用方式。

2. 系統上線前之準備動作
    說明正式使用前的規劃與準備動作,以便使系統能更有效的運作。

3. 基本資料建立
    說明應該先建立那些基本資料,這些資料是系統運作的基礎。

4. 日常作業
    說明日常作業有那些功能,每月應進行那些動作,讓系統運作更為嚴謹與正確,並維護辛苦建立的資料庫。

系統運作流程

  • 網拍營運會面對拍賣網站、廠商(貨品供應商)、買家(客戶)等角色,可用相關功能來建立這些角色的基本資料。
  • 您本身在網拍界就算是一家公司,可有一個賣家身份,或者於各拍賣網站有多重賣家身份。本系統支援您於各拍賣網站中開立多個不同名稱的賣場,可用設定系統參數來建立您公司基本資料做為內部營管用,並用賣場資料維護功能來建立多重賣家身份,來面對不同拍網上的各買家(客戶)。
  • 之後您可以建立各貨品資料與期初庫存量等基本資料,以便讓系統幫您管控貨品數量與成本。
  • 為了在拍賣網站上開店,您還需建立上架商品資料,可直接由貨品資料轉成上架商品,或者包裝主貨品及贈品成為豐富內容的上架商品,之後即可透過上架流程來管理。
  • 貨品之來源可向廠商採購或您自有的物品,以進貨單/進貨退回單來記錄與廠商之互動,往來金額為貨品或上架商品之主要成本。
  • 當拍網通知您某上架商品有的買家得標時,您可以建立訂單(銷貨單)資料,進入與買家互動的訂單處理流程;若尚未有該買家的資料,則可同時建立買家資料,讓您保有珍貴的客戶資料可運用。
  • 若買家因故退貨,其實訂單資料已算成立,不應刪除或取消,則可用銷貨退回單來記錄。
  • 貨品進出數量與成本的管理,為網拍營運重要工作,也是營運業績計算的基礎。除了您與各角色互動過程中會對庫存量與成本有異動外,可以透過盤點作業來了解與更正庫存量與庫存成本,或者透過調整單來調整庫存量與庫存成本。
  • 有了以上的資料建檔與日常活動記錄,就可透過各種統計分析報表功能,來了解廠商進退貨、賣家績效、貨品銷售、客戶交易、庫存現況與異動…等營運狀況。

上架商品流程



l           本系統支援完整的上架商品流程:準備中è可上架è拍賣中è下架,以及過程中的暫時下架、作廢或回復至前一狀態。

l           您也可以使用簡易流程,於商品資料存檔後直接由可上架è拍賣中è下架。

l           各種狀態的改變只需點一下即可,系統會記錄各次的狀態改變記錄。

銷貨單(訂單)狀態

本系統支援拍網相關活動流程:商品結標è拍網發得標信給買家與賣家è建立銷貨單(訂單)è買家付款è買家通知賣家已付款è賣家出貨è互給評價è訂單結案。

l           建立訂單:處理貨品數量與金額,可同時建立新客戶資料。

l           聯絡買家:記錄聯絡買家的時間(當傳送付款帳號給買家後)

l           買家付款:買家付款後的登記買家付款時間,或取消付款。

l           合併運送:處理多訂單之合併運送,運費可分攤至各訂單,或取消合併運送。

l           出貨作業:列印出貨單、列印郵遞標籤、登記出貨時間,或取消出貨。

l           評價:記錄買家給您的評價,或您給買家的評價。

l           退貨:建立銷退單來記錄客戶退貨的原因、金額與資料。

l           取消訂單:若買家棄標或因故需取消訂單,則可輸入取消原因。

l           訂單結案:將已確定出貨或取消的訂單做結案,以便正式異動庫存量、累計客戶的歷史交易金額、貨品交易額。

l           取消結案:取消訂單的結案狀態,回復貨品庫存數量與交易金額。

系統上線前之準備動作

為了營運所需及正確使用本系統,需事先做規劃與建立系統資料,供日常操作與營運統計分析。這是因為系統安裝後,只具備少量基本資料,必須先建立一些您專用的營運資料(包括各類代碼與基本資料),日後可再隨營運需求而擴充或調整這些資料。建議之步驟如下:

 

1.        了解系統參數的意義,與規劃代碼資料

l           系統參數:控制系統的運作方式與環境,有些參數於第一次使用時需設定(例:貨品成本採標準成本或平均成本)設定後就不可改變;有些參數可隨需要而改變。

l           代碼資料:規劃各類代碼的內容,設定後請勿輕易改變代碼的名稱與意義,以免以前建立的資料受影響。

2.        建立系統資料

l           規劃後,可用對應功能來建立這些資料。

l           包括系統參數(含公司資料)代碼資料一覽表格式資料標籤格式單據格式常用片語表尾條文自訂欄位等。

3.        建立基本資料

l           建立您營業範圍所需的資料,包括拍賣網站資料賣場資料廠商資料客戶資料貨品資料(含期初庫存量與期初成本資料)上架商品資料員工資料

 

日常作業

當系統參數、各類代碼、基本資料都建立一次後,您就可以開始網拍營運,日常運作的功能如下列,點按各資料管理或功能,可閱讀更詳細的說明。日常作業時,您仍可以隨時調整系統參數、增刪修所需的各類代碼、統計營運績效,或使用系統管理功能,來維護您的系統與資料庫。

1.        進貨管理

l           進貨單資料管理

l           進貨退回單資料管理

2.        庫存管理

l           盤點單資料管理(盤點作業)

l           庫存調整單資料管理

3.        銷貨管理

l           銷貨單(訂單)資料管理

l           銷貨退回單資料管理